A könyvelőváltás sokak fejében bonyolult, kockázatos lépésként él. A gyakorlatban azonban egy jól előkészített váltás néhány hét alatt, fennakadás nélkül lezajlik. Az alábbiakban azt foglaljuk össze, mire érdemes figyelnie, ha könyvelőirodát szeretne váltani.
Mikor érdemes váltani?
Váltásra jellemzően nem egyetlen hiba miatt kerül sor. Sokkal gyakoribb, hogy a vállalkozó hosszabb ideje nem kap választ a kérdéseire, csak a bevallások határidejéről hall, döntés előtti tanácsot viszont nem kap, vagy éppen utólag szembesül olyan adózási következménnyel, amelyről időben tudni szeretett volna. Ha ezek ismerősen hangzanak, érdemes átgondolni az együttműködést.
Az év melyik szakaszában lehet váltani?
Könyvelőt elvben év közben is lehet váltani, a legegyszerűbb azonban egy lezárt időszak – jellemzően egy lezárt üzleti év vagy negyedév – után átadni a könyvelést. Ilyenkor a nyitó adatok egyértelműek, és kevesebb az utólagos egyeztetés. A választott adózási forma és a bevallási gyakoriság szintén befolyásolja, melyik időpont a kényelmesebb.
Milyen dokumentumok kellenek az átadáshoz?
- a lezárt időszak főkönyvi kivonata, naplói és analitikái,
- a beadott bevallások és azok visszaigazolásai,
- a tárgyi eszköz nyilvántartás,
- a munkavállalókkal kapcsolatos bér- és munkaügyi dokumentáció,
- a folyó évi bizonylatok, bankkivonatok, szerződések,
- a NAV-nál érvényben lévő meghatalmazások adatai.
A váltás lépései
Először érdemes egy rövid egyeztetéssel kezdeni, amelyen kiderül, milyen tevékenységet folytat a vállalkozás, hány bizonylatról és hány foglalkoztatottról van szó, és milyen szakmai támogatásra van szükség. Ezt követi az ajánlat és a megbízási szerződés, majd a NAV-meghatalmazások rendezése, végül az adatok és a dokumentumok átvétele a korábbi könyvelőtől. A jól előkészített átadás után az első hónap már a megszokott ritmusban zajlik.
Mire figyeljen az új iroda kiválasztásánál?
Az ár önmagában keveset mond: érdemes megkérdezni, mit tartalmaz a díj, ki lesz a kapcsolattartó, milyen határidőn belül számíthat válaszra, és rendelkezik-e az iroda szakmai felelősségbiztosítással. Az is sokat elárul, hogy a leendő könyvelő kérdez-e a vállalkozás terveiről – a jó szakmai partner nem csak rögzíti a múltat, hanem segít a következő döntésekben is.
Ha könyvelőváltáson gondolkodik, és kérdései vannak az átadás menetéről, keressen minket bizalommal – egy rövid egyeztetés után kötelezettségmentes ajánlatot készítünk.